COP 15 Conditions générales

Mise à jour : 16 septembre 2022 | version : v1609202211_48

Étant donné le court délai entre le moment des réservations et l’événement même, nous vous remercions grandement pour votre compréhension envers la situation. Notre équipe met tous les efforts nécessaires afin que le processus soit des plus simples pour vous et votre délégation. Nous attendons avec impatience de tous vous voir à Montréal dans quelques semaines.

Les demandes de réservation de groupe seront traitées sur une base de premier arrivé, premier servi. Plusieurs facteurs seront pris en considération pour la réservation de votre groupe et l’équipe de gestion de l’hébergement fera de son mieux pour répondre à toutes vos demandes.

Si certains délégués sont présents pour différentes portions du sommet, nous vous demandons d’inclure le plus d’informations possibles afin que nous puissions planifier et placer tous les groupes. Vous aurez la possibilité, lors de la réservation, de choisir l’option de faire des sous-groupes et de choisir des arrivées et des départs différents si nécessaire.

Une fois la réservation de groupe demandée, un contrat et une facture vous seront envoyés. La signature du contrat va CONFIRMER votre bloc de chambres et c’est à ce moment uniquement que nous pourrons vous confirmer votre hôtel.

Conditions de paiements – GROUPE:

  • Le premier dépôt, non-remboursable d’un montant de 50% est dû selon échéance mentionné au contrat .
  • Une politique d’attrition maximale de 10% est exigée par les différents hôtels et est seulement possible avant le 1er novembre 2022.
  • Après le 1er novembre 2022, toute attrition de chambre sera non remboursable.
  • La liste nominative et le paiement final sont dus le 1er novembre 2022.
  • Les changements de noms sont possibles jusqu’à 72 heures avant l’arrivée à l’hôtel.
  • Après le 1er novembre, toute demande de chambres additionnelles sera traitée “sur demande” et devra être payée entièrement au moment de la réservation.
  • Les départs hâtifs ne sont pas remboursables.
  • Tous les paiements devront être faits par virement bancaire ou transfert bancaire

 

Conditions de paiements – INDIVIDUEL:

  • Les changements de noms, modification de date ainsi que l’annulation sont possibles jusqu’à 72 heures avant l’arrivée à l’hôtel.
  • Les départs hâtifs ne sont pas remboursables.
  • Tous les paiements devront être faits lors de la réservation par carte de crédit

 

Prix : Tous les prix mentionnés sont en dollars canadiens.

Exactitude des renseignements : Il est de la responsabilité du voyageur de donner ses informations personnelles exactes ainsi que celles des participants pour lesquels il effectue une réservation. Tout frais encourus pour une erreur de renseignements fournis par le client, seront à ses frais.

Frais de modification : Toute différence tarifaire additionnelle applicable sera aux frais du client.

Modification : Groupe Voyages Québec (GVQ) se réserve en tout temps le droit de remplacer les prestations réservées par d’autres prestations comparables.

Forces majeures : En cas de raison inhabituelle et/ou imprévisible, telles que des forces majeures, GVQ pourrait devoir annuler, changer ou modifier l’entièreté ou une partie des réservations. GVQ ne peut être tenu responsable de quelques dommages que ce soit causé par de telles annulations. GVQ s’engage à collaborer de bonne foi avec le voyageur afin de lui permettre d’obtenir des prestations comparables.

Preuve de citoyenneté, immigration et exigences gouvernementales : Il est de la responsabilité de tout voyageur d’obtenir à ses frais, tout document exigé par les autorités gouvernementales pour son arrivée au Canada. GVQ n’assume aucune responsabilité concernant les passeports, les visas, les autorisations et exigences, les vaccinations, les mesures de sécurité et de santé publique.

Exclusions de responsabilités : GVQ est titulaire d’un permis d’agent de voyages du Québec et agit en cette qualité auprès des fournisseurs de prestations touristiques dont les prestations composent les services réservés par le voyageur. Bien que GVQ choisisse avec soin ses fournisseurs, elle n’exerce aucun contrôle sur ceux-ci et, par conséquent, GVQ ne peut être tenu responsable de leurs omissions, de leurs actes, de ceux de leurs représentants, employés, sous-traitants ou agents ni d’aucune perte de quelque nature que ce soit pouvant en résulter. Les prestations fournies sont assujetties aux conditions générales de ces fournisseurs de prestations et la responsabilité de ces derniers se limite aux tarifs, conditions, bons d’échange et ententes qui s’appliquent.

Le voyageur n’aura droit à aucune réclamation, remboursement et/ou dédommagement pour les pertes, frais, dépenses, dommages, troubles, ennuis, accidents, décès, retards, annulations, changements, pertes d’agréments ou de jouissance, indisponibilités, maladies, blessures, contrariétés, déceptions, anxiétés, frustrations ou autres inconvénients, qu’ils soient matériels, psychologiques ou corporels, résultant: ∙

  • d’un acte ou omission d’un tiers, incluant les fournisseurs de prestations touristiques ; ∙
  • d’une maladie ou d’un vol;
  • du fait qu’un voyageur n’ait pas les documents requis, y compris passeport, visa, lorsque nécessaire ;
  • d’une force majeure ;
  • qu’un voyageur se voit refuser l’accès à une prestation, un lieu, un évènement ou autres par les autorités gouvernementales ;
  • du fait qu’un voyageur n’ait pas suivi les directives données et conditions requises pour bénéficier d’une prestation quelconque ;
  • d’une annulation, changement ou modification des prestations pour une raison inhabituelle et/ou imprévisible, telles des forces majeures incluant sans s’y limiter : les accidents, maladie, épidémie, pandémie, guerre, évènement politique, émeute, acte de terrorisme, feu, inondation, tempête, ouragan, catastrophe naturelle, conditions météorologiques défavorables, séisme,
  • bris mécanique, conflit de travail,
  • décision d’une autorité gouvernementale ou législative,
  • faillite (incluant la faillite d’un fournisseur),
  • disparition ou fermeture d’un fournisseur et tout autre événement indépendant de la volonté de GVQ et qui pourraient perturber les opérations de GVQ ou les services de ses fournisseurs de prestations.

 

Fautes, erreurs et disponibilités : GVQ ainsi que ses fournisseurs se réservent le droit de refuser, de corriger ou d’annuler une réservation advenant le cas d’une faute d’impression, d’une erreur ou d’un manque de disponibilité. La disponibilité et les prix des prestations sont validés uniquement au moment de la confirmation du paiement.

 

Le gestionnaire de la délégation va avoir accès aux informations du groupe, listes nominatives, factures, bons de paiements et autres informations via un extranet sécurisé. Un message électronique sera transmis une fois le dépôt reçu.

Nos heures d’ouvertures sont du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 (EST).